Devem! Sem ter dados organizados dos leads e dos clientes, a clínica não terá boas estratégias de marketing e de prospecção de clientes! O custo ficará muito caro, não será possível nem saber qual tipo de conteúdo produzir e por onde começar.
Já vi clínicas investindo de R$ 10 até R$ 100 mil por mês em campanhas de prospecção de clientes por meses a fio. É claro que, com um investimento desses, o telefone irá tocar, mas muito dinheiro, com toda certeza, será jogado fora!
Na prática, quando uma pessoa interessada liga ou envia whatsapp para a clínica, as secretárias / equipe de atendimento, quase sempre se limitam a responder sobre o preço da consulta, se atende convênio ou qual é a data mais próxima para consultas. Com isso, há um desperdício IMENSO de potenciais clientes!
Veja um exemplo abaixo:
Do ponto de vista da atendente, até pode ter o entendimento de que “fiz minha parte”, mas, na prática, o resultado gerado não é só ZERO, é NEGATIVO, pois não vai gerar agendamento e vai tomar o tempo dessa profissional, faltando para outras atividades.
No mínimo, neste atendimento inicial, o 1º nome da pessoa, whatsapp, como conheceu a clínica e qual é a necessidade da cliente devem ser coletados e documentados. Para que isto ocorra, é preciso orientação e auxilio a sua equipe! Simplesmente cobrar sem orientar não dá nada certo!
No mínimo, esta conversa inicial irá evitar erros: Já vi acontecer, por exemplo, uma paciente agendar consulta com cirurgião vascular (era que conhecia) enquanto, devido a natureza de sua queixa, devia ter procurado um clínico geral! Acreditem, os pacientes não tem obrigação de saber o que faz cada especialidade e os médicos não tem obrigação de atender a todas as demandas. Quando isso acontece, é ruim para o paciente, para o cirurgião vascular e para o clínico geral! É custo dobrado e trabalho em eficácia para todos!!!
Para além da conversão da ligação ou mensagem por whatsapp, também é preciso agendar com o paciente certo, isto é, aquele que precisa do que cada profissional se dispõe a entregar. Este processo é longo, mas quando o trabalho de 1º atendimento ao cliente é correto, já ajuda muito a não levar pacientes que “não deveriam estar na agenda” pra frente.
É preciso pensar no processo de atendimento como um todo, evitando desgastes que são jogados pra frente e prejudicam a clínica, dá mais trabalho para a equipe de atendimento e deixa o paciente frustrado e insatisfeito. Isto significa que, outra necessidade estratégica de documentação de dados diz respeitos às conversões de atendimentos em consultas e, depois, de consultas realizadas em exames, tratamentos e cirurgias.
Se o software de gestão de sua clínica não te ajuda e entender e a monitor quem está chegando à sua clínica, como e por onde, então também há um problema de gestão relacionado às ferramentas que você usa e que não está ajudando sua equipe!
Se você nem está medindo ou sabendo quem chega em sua clínica, então o nível de maturidade de gestão de sua clínica é ZERO e a falta deste investimento pode estar matando o seu resultado, mesmo com muito esforço e muita gente achando que fez sua parte!
Um CRM (GESTÃO DE RELACIONAMENTO COM OS CLIENTES) pode ser usado TAMBÉM para a gestão financeira?
No caso da plataforma FELTZ, sim!!!
Enquanto a maioria dos softwares de gestão de clínicas médicas são usados APENAS para agenda e prontuário, a plataforma FELTZ é um sistema COMPLETO de gestão de relacionamento com clientes!
FELTZ organiza as rotinas de sua clínica através de ferramentas para:
Documentação de dados dos LEADS.
AGENDAMENTO de consultas, exames, procedimentos e cirurgias. Faz a agenda individualizada de vários profissionais.
Documentação de PRONTUÁRIO: anamnese, arquivos de exames, fotos e outros.
Envio de mensagens pelo whatsapp para confirmação de consultas e procedimentos, envio de orientação ao paciente e checklists de documentos cirúrgicos
FINANCEIRO COMPLETO:
DRE (demonstrativo de resultado do exercício) – quanto a clínica produziu, quais foram os custos e qual foi o lucro ou prejuízo do período.
Fluxo de caixa – checagem de pagamentos e recebimentos.
Relatório de produção médica.
Taxas de conversão.
Processos de produção com CHECK LISTS para cada fase do atendimento, inclusive o pré-cirúrgico.
Pós-vendas:
Processo simplificado de documentação financeira:
Um dos maiores problemas de uso correto dos softwares de gestão de clínicas médicas é o módulo financeiro! Muitas clínicas simplesmente ignoram esta parte e recorrem a infinitas planilhas igualmente ineficientes, que dão muito trabalho, são falhas e não permitem uma boa visualização dos dados financeiros da clínica!
Isso ocorre por culpa da estrutura dos softwares, que são “páginas em branco” e com infinitas possibilidades, mas sem orientação de COMO você deve estruturar seus dados para ter bons relatórios financeiros para a tomada de decisão.
Uma dos grandes diferenciais da plataforma FELTZ é que você o recebe com dados pré-configurados de acordo com sua especialidade, facilitando o processo de alimentação dos bancos de dados. Com seus dados financeiros pré-configurados, os relatórios financeiros são AUTOMÁTICOS e não exigem que sua equipe perca tempo preenchendo planilhas falhas!
Deixe a FELTZ cuidar de sua clínica e de sua equipe para você! FELTZ é uma metodologia de gestão de clínicas e foi desenvolvido com médicos, por médicos e para médicos!
Se você quiser saber como mudar o nível de organização de sua clínica, melhorar a percepção de valor e qualidade do seu trabalho e ainda ganhar muito mais, entre em contato pelo link abaixo e agende uma reunião com um de nossos atendentes.